Congres organisatie tips – Je organiseert een congres en je wilt er natuurlijk zeker van zijn dat jij degene bent die het compleet anders aanpakt. Hoe zorg je ervoor dat je opvalt, dat dit congres wél langer dan 1 dag in de gedachten van de bezoekers blijft.
Met deze congres organisatie tips, organiseer jij het congres van de toekomst!
Congres van de toekomst
Heel simpel, zorg ervoor dat je het congres van de toekomst organiseert.
Oké, ik geef toe, dat is makkelijker gezegd dan gedaan, want er komt heel wat kijken bij zo’n organisatie:
- Het kiezen van de locatie
- Het prikken van de datum
- Uitnodigingen maken en versturen
- Programmaplanning
- Draaiboek samenstellen
- En nog veel meer…
Creëer een visie
Voordat je bovenstaande punten allemaal kunt gaan uitwerken is het belangrijk om een visie te creëren.
Het is belangrijk dat je dit de leidraad wordt voor het neerzetten van dit congres!
Als je dan denkt aan het congres van de toekomst dan denk ik aan vernieuwing en innovatie.
Je wilt iets neerzetten wat nog nooit is gedaan, je wilt het congres van de toekomst organiseren.
Maar waar verras ik mijn gasten nog mee?
Congres organisatie tips
Er zijn op dit moment meerdere vernieuwingen zichtbaar binnen de organisatiewereld van congressen en seminars:
- Personalisering m.b.v. data
- All you can meet
- Go bio
- Storytelling
- Buiten de paden
- Let’s go digital
Personalisering m.b.v. data
Door het bezoek van jouw bezoeker voor een (groot) deel te personaliseren zal dit congres een beleving op zich zijn. Door het gebruik van onze mobiele telefoon hebben we steeds vaker te maken met persoonlijke aanbiedingen op allerlei platforms. Dit hoeft zich niet te beperken tot platformen zoals Youtube, Netflix e.d. maar wanneer je dit breder trekt en doorvoert in de communicatie met jouw bezoekers dan wordt het de beleving een stuk persoonlijker!
All you can meet
Zorg voor lucht in het programma, laat eens wat ruimte open en niet alleen maar om 16:30 voor de borrel. Maar kies voor een groeps-meeting met kleinere groepen en deel de bezoekers, op basis van vooraf ingevulde data, bij elkaar in. Creëer cohesie en maak dit congres waardevol voor alle bezoekers.
Go bio
De wereld om ons heen is continu in beweging, ook de noodzaak van een maatschappelijk verantwoord georganiseerd congres wordt bij meer organisatoren duidelijk zichtbaar. Het is echter moeilijk om hier de juiste keuzes in te maken, neem je nou die plastic badges of ga je toch voor de biologisch afbreekbare kaartjes? En is de locatie wel zo milieubewust bezig?
Storytelling
Zie jouw congres als jouw verhaal, maak dit vanaf het begin uiterst concreet en je kunt het principe van storytelling toepassen. Mensen zijn van nature gek op verhalen, zit dat in het DNA van de organisatie, dan is men gek op jouw congres 🙂
Buiten de paden
Durf buiten de gebaande paden te gaan. Over het algemeen heeft men vooraf een aardig van wat men op een congres kan verwachten, maar durf jij buiten de paden te gaan, dan kun je hen verrassen! Toen ik als spreker op een congres voor hackers was en werd aangekondigd als hacker…was het publiek uiterst verrast dat ik hun gedachten kon kraken in plaats van een computersysteem. We waren van het gebaande pad af gegaan.
Let’s go digital
Misschien een open deur, maar kies voor digitaal…een programma boekje hoeft écht niet meer in een tasje met een pen bij de ingang te worden aangeboden. Dit kan makkelijk digitaal…spoor jouw bezoekers aan. Op die manier kun je punt 3 ook nog wat scherper neerzetten.
Dit is slechts een greep uit wat er ons allemaal nog te wachten staat, nu kun jij in ieder geval weer aan de slag en met een frisse blik verder aan de organisatie van jouw congres. Stuur deze congres organisatie tips gerust door aan iemand die er wat aan heeft en laat hen ook het congres van de toekomst organiseren!
