Een congres organiseren is geen makkelijke klus die je zomaar even klaart. Op deze pagina geef ik je 4 waardevolle tips die jou het leven als congres organisator makkelijker kunnen maken.
Congres organiseren…het doel?
Belangrijk is om een doel te stellen, je kunt werken met een thema om zo tot bepaalde doelstellingen te komen die je aan de bezoekers wilt overbrengen. Vaak worden congressen georganiseerd om simpelweg exposure voor de organisatie te creëren, hier is natuurlijk niks mis mee. Echter bezoekers voelen dit aan. Het mooiste is wanneer de bezoekers na afloop van het congres weten wat ze geleerd hebben en wat de boodschap van jullie als organisatie is!
Techniek
Eén van de grote valkuilen tijdens een congres is de techniek. Zorg dat licht en geluid perfect geregeld is door iemand van binnen de organisatie, eventueel in samenwerking met een professionele partij. Een externe partij hebben veel ervaring met dit soort dagen en kunnen een enorme steun zijn tijdens deze belangrijke dag. Daarnaast kan het een enorme opluchting zijn als je dit onderdeel zelf niet hoeft te doen, het geeft jou de tijd en de ruimte in je hoofd om met andere dingen aan de slag te gaan!
Tijdige bekendmaking
Jullie gasten moeten weten dat jullie iets organiseren, wanneer je niet op tijd een bekendmaking doet zullen minder gasten zich registreren. Dat is natuurlijk zonde! Zorg op tijd voor een aankondiging via digitale media, maar ook via de traditionele media. Dan kun je op tijd het aantal gasten bepalen en daar het programma op inrichten en de locatie op uitzoeken. Dit is één van de belangrijkste dingen bij het congres organiseren.
Een beetje lucht
Tijdens congressen wordt er veel gesproken, niet alleen door de aanwezige gasten maar vaak ook door uitgenodigde sprekers. Tussen al die sprekers kan het zeer wenselijk zijn om even het publiek weer los te schudden, even een shot power toedienen en dus even wat lucht te geven. Het kan heel goed werken om tijdens het congres een power-blok in te programmeren, vaak werkt Marc als spreker op congressen en wordt als hacker aangekondigd. Het publiek weet alleen nog niet dat hetgeen wat hij hackt hun eigen gedachten zijn. Dus congres organiseren?
