Wat je ook gaat organiseren, het is altijd belangrijk dat je goed beslagen ten ijs komt…dus zorg voor een goede voorbereiding! Deze checklist helpt je op weg bij de organisatie van jouw congres.
DNA van jouw congres
Zomaar in het wildeweg wat bij elkaar gaan plannen heeft geen nut, jouw congres heeft een kapstok nodig. Als je een kapstok hebt kun je bekijken welke jassen er aan jouw kapstok kunnen hangen.
Een mooi voorbeeld van zo’n kapstok is een thema, geef de dag een thema en je kunt binnen no-time de juiste sprekers, keynotes en randfaciliteiten bij elkaar zoeken. Een congres waarbij het thema “innovaties binnen de ICT” kun je natuurlijk prima houden op een middeleeuws ogende kasteel locatie, maar waarschijnlijk voelt het logischer om dit plaats te laten vinden op een futuristisch ogende locatie. Overigens hoeft dit natuurlijk niet, wanneer je een plan hebt zal het echter makkelijker zijn om keuzes te maken. Ben je van plan om het congres van de toekomst te gaan organiseren? Check dan deze handige tips!
Zie de kapstok als het DNA van jouw congres.
Plannen plannen plannen
Het succes van jouw congres staat of valt natuurlijk bij voldoende bezoekers. Het is dan ook belangrijk om op tijd een uitnodiging, of op z’n minst een “save-the-date” rond te sturen naar al jouw potentiële gasten. Belangrijk is dat er een duidelijke planning is, er kan natuurlijk altijd iets worden bijgesteld…maar het maakt het zoveel makkelijker voor jezelf om een goed overzicht te hebben in wat er wanneer gaat gebeuren.
Programmering
Natuurlijk één van de belangrijkste dingen is de programmering van de dag. Je zult er misschien al wel over nagedacht hebben…maar je wilt natuurlijk een line-up waar mensen op af komen. Vaak helpt het om er één bekende naam tussen te hebben, daar zijn mensen nou eenmaal gevoelig voor. Ook kun je er voor kiezen om écht volledig op de inhoud te gaan zitten…maar hoe gek het ook klinkt…laat dit niet volledig de overhand nemen.
Wanneer we kijken naar een film of een theaterstuk dan willen we contrasten zien, we zoeken naar conflict…omdat we onszelf daarmee kunnen identificeren. Nou wil ik niet zeggen dat je moet zorgen dat er een conflict ontstaat tijdens jouw congres…maar probeer het eens anders te zien…zoek naar uitersten. Het is heerlijk om in een programma met serieuze sprekers even een komische energizer te hebben. Ook hierbij is het natuurlijk belangrijk om te kijken naar het DNA van jouw congres.
Registratie en administratie
Wanneer je mensen wilt laten inschrijven dan is het slim om vooraf na te denken hoe je dat gaat aanpakken. Er zijn tal van (online) systemen die hier het grootste werk voor je uit handen kunnen nemen. De bestellingen worden dan volledig afgehandeld en daarnaast wordt ook de betaling en de levering van de tickets geregeld door het registratie systeem.
De zoekopdracht congres registratie systemen levert een grote hoeveelheid bruikbare resultaten op.
De PR-machine
Het ziet er vaak zo logisch en makkelijk uit bij anderen, maar vergis je niet in de PR van een congres of ander evenement. Je hebt een communicatieplan nodig, ook voor de verschillende social media kanalen en zoek naar mogelijkheden om jouw congres onder de aandacht te brengen m.b.v. advertenties of redactionele stukken. De PR-machine heeft baat bij een goed uitgedacht plan, wanneer je dit ophangt aan jouw DNA dan heeft het binnen no-time handen en voeten.
De regie
Het lijkt misschien wat overbodig, maar je hebt een kapitein nodig om het schip te laten varen. Zorg dat je op de dag zelf iemand hebt die de regie in handen heeft, je kunt dat natuurlijk zelf zijn…of je huurt er iemand voor in. Een goede voorbespreking is dan natuurlijk onontbeerlijk.
Evalueer
Na het congres zelf is het belangrijk om alles te evalueren, op deze manier creëer je een compleet beeld voor een eventuele volgende editie. Vergeet niet om de deelnemers ook om hun mening te vragen, je hebt tenslotte toch al hun gegevens.
Conclusie
Dit zijn zo ongeveer de belangrijkste stappen die je niet mag vergeten, waar de belangrijkste eigenlijk bovenaan staat, ook de titel van dit artikel zegt al genoeg: “wat is jouw congres DNA?”.
Heb je dat eenmaal bepaald dan kun je stappen gaan zetten…veel succes en plezier met de organisatie.
